Mail Group là gì? Cách Quản lý nhóm với Google Group

Nếu bạn là một Leader của một nhóm nhỏ bạn có thể quản lý được mail của các thành viên trong nhóm, nhưng nếu bạn là một giám đốc, người đứng đầu công ty quản lý cùng lúc nhiều team nhỏ và điều quan trọng là bạn luôn tất bật với mọi việc, danh sách email lên đến hàng trăm người thì chắc chắn là bạn không thể nào nhớ được hết các email của từng người, thậm chí là những người thường xuyên liên lạc với bạn trên email. Để giảm bớt những khó khăn trong vấn đề sử dụng email, Google đã cung cấp tính năng Google Group giúp cho mọi người quản lý nhóm mail hiệu quả.

• Tổng hợp những thủ thuật mà các SEOer không nên làm (Phần 1)
• Tổng hợp những thủ thuật mà các SEOer không nên làm (Phần 2)

Những công dụng của Google Group

Sau đây hãy cùng đào tạo SEO  APPNET tìm hiểu một vài những tính năng của Google Group.

Mail group là gì?

Google Groups là một dịch vụ trực tuyến nơi bạn có thể tạo hoặc tham gia các nhóm – đồng thời giao tiếp và cộng tác với nhiều người cùng một lúc.

Có ba nhiệm vụ cơ bản bạn có thể hoàn thành trong Google Groups:

Tính năng nổi bật của Google Groups là nó cho phép mọi người giao tiếp không chỉ bằng văn bản mà còn với các yếu tố đa phương tiện.

Tìm hiểu một vài tính năng của Google Group (Mail Group)

Google Groups là một trong các dịch vụ do Google cung cấp, nằm trong những nhóm dịch vụ liên quan đến dịch vụ Mail của Google, rất đáng tin cậy và có chính sách bảo mật rất tốt sử dụng hoàn toàn miễn phí cho mọi người. Đối với những ai thường xuyên sử dụng email để liên lạc với nhau và liên lạc rất nhiều người thì dịch vụ Mail Group này vô cùng hữu ích.

Mail Group giúp bạn đơn giản hóa việc gởi email cùng lúc cho nhiều người, không cần phải nhứng từng mail từng người trong danh bạ và chỉ cần gởi cho 1 địa chỉ duy nhất thay vì đồng gởi cho cả danh sách dài.

Mail Group là công cụ quản lý danh sách thành viên trong trong danh sách gmail, không hạn chế không gian lưu trữ và giúp bạn dễ dàng theo dõi, tra cưu về sau.

Hướng dẫn sử dụng Mail Group

Bước 1:

Để sử dụng bạn có thể truy cập vào 1 trong 2 đường dẫn sau: groups.google.com (giao diện tiếng anh) hoặc groups.google.com/?hl=vi (giao diện tiếng việt). Sau đó, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail. Nhấp vào “Tạo nhóm” và chuẩn bị đến bước 2

Bước 2: Đặt tên nhóm, điền thông tin và kích hoạt những tính năng bạn muốn. Nhập mã xác nhận nếu hệ thống có yêu cầu.

Điền thông tin cần thiết cho nhóm

Bước 3:

Thêm những địa chỉ gmail các thành viên bạn muốn thêm vào nhóm. Tại đây bạn có quyền tùy chỉnh quyền hạn cho từng thành viên. Về sau bạn muốn thêm thành viên vào nhóm hoặc loại bỏ thành viên ra khỏi nhóm thì bạn chỉ việc vào nhóm bạn tạo và tùy chỉnh.

Mời thành viên tham gia nhóm

Danh sách các thành viên trong nhóm, phân bổ quyền hạn nếu bạn muốn

Google group có những loại nào?

Khi bạn tạo một nhóm mới, bạn sẽ được yêu cầu chọn loại nhóm bạn muốn tạo. Lựa chọn của bạn xác định cách bạn và các thành viên của bạn có thể tương tác với nhau trong nhóm.

Đây là bốn loại Google Groups bạn có thể tạo:

Danh sách Email

Trong loại nhóm này, các thành viên có thể liên lạc với nhau bằng một địa chỉ email duy nhất. Điều này làm cho nó trở thành một loại nhóm hoàn hảo để gửi tin nhắn, thông báo và chia sẻ tệp với nhiều người cùng một lúc.

 Diễn đàn web

Diễn đàn web cho phép một nhóm người bắt đầu và trả lời các cuộc trò chuyện. Trong loại nhóm này, lý tưởng nhất là nhiều người có thể tạo bài đăng và trả lời họ. Tất cả tin nhắn và câu trả lời đều có sẵn trên groups.google.com.

Loại nhóm này hoàn hảo nếu bạn muốn tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện nhóm giữa các đồng nghiệp làm việc trong cùng một bộ phận, các thành viên trong nhóm cộng tác trong một dự án hoặc chỉ đơn giản là một nhóm người có chung sở thích về một chủ đề cụ thể.

Diễn đàn Hỏi & Đáp

Diễn đàn Hỏi & Đáp hoạt động giống hệt như một diễn đàn web. Điểm khác biệt duy nhất là nó tập trung vào việc các thành viên hỏi và trả lời câu hỏi. Câu trả lời có thể được đánh dấu là ‘tốt nhất’ hoặc ‘đã giải quyết’. Điều này làm cho một nhóm như vậy trở nên lý tưởng cho bàn trợ giúp hoặc trang Câu hỏi thường gặp công khai.

Hộp thư đến

Khi bạn tạo hộp thư đến, mọi người có thể gửi email trực tiếp đến nhóm. Điều này có hiệu quả biến nhóm thành hộp thư đến nơi các thành viên có thể đọc và trả lời email. Loại nhóm này rất tốt để điều hành kênh hỗ trợ khách hàng của bạn, xử lý các yêu cầu và thắc mắc.

Những điều cần biết khi sử dụng Google Group

– Không hạn chế dung lượng sử dụng, tất cả các thư (kể cả file đính kèm) sẽ được nén lại.

– Hạn chế một số file, tập tin dưới dạng .exe, .com…

– Hệ thống Mail Group quản lý khá nghiêm, không nên dùng để gửi thư Spam hay quảng cáo chỉ cần có người gửi tố cáo thì hệ thống sẽ tự động kiểm tra và có thể họ sẽ xóa nhóm đó ngay.

Làm cách nào để truy cập Google Groups?

Kết luận

Qua bài viết này, APPNET hi vọng cung cấp tới bạn đầy đủ kiến thức tổng quan về google groups. Từ đó vận dụng kiến thức vào việc quản lí nhóm với google groups hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công.

Câu hỏi thường gặp