PDCA là phương pháp quản lý khá độc đáo và hiệu quả. Công cụ này được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Nó được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hoặc tổ chức. Vậy bạn đã biết chu trình PDCA là gì chưa và một số ví dụ về mô hình này?
Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc trên, hãy cùng APPNET tìm hiểu nhé!
Chu trình PDCA là gì?
PDCA là chu trình cải tiến liên tục, gồm 4 bước: Plan – Do – Check – Act. Chu trình này do Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật những năm 1950. Nó còn được gọi là vòng tròn Deming hay vòng tròn chất lượng.
PDCA là công cụ không thể thiếu để quản trị chất lượng. Đây là phương pháp đơn giản và dễ dàng để kiểm soát quy trình và cải tiến liên tục.
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình này cho thấy quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không ngừng.
Các giai đoạn của chu trình PDCA
Plan: Lập kế hoạch
Đây được xem là bước quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Nếu làm tốt bước này, doanh nghiệp sẽ có định hướng tốt cho các hoạt động tiếp theo. Lên kế hoạch tốt sẽ giúp doanh nghiệp ít điều chỉnh và mọi việc được kiểm soát hiệu quả hơn.
Việc lên kế hoạch gồm: xác định mục tiêu, phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi sản xuất. Điều này sẽ tạo điều kiện cho việc khai thác nguồn lực hiệu quả hơn trong thời gian dài.
Do: Thực hiện kế hoạch
Đây là bước thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở bước đầu. Chúng ta sẽ thực hiện những kế hoạch bằng các hoạt động, phương tiện công cụ để đảm bảo chất lượng theo kế hoạch đã đề ra.
Check: Kiểm tra
Bước kiểm tra nhằm đảm bảo các kế hoạch sẽ được thực hiện như mục tiêu đã đặt ra. Trong quá trình doanh nghiệp thực hiện cần tiến hành kiểm tra và kiểm soát chất lượng. Đây là bước theo dõi và phát hiện những lỗi sai để biết nguyên nhân và ngăn chặn kịp thời.
Act: Hành động
Doanh nghiệp cần khắc phục những sai sót và động bộ những tiêu chuẩn được đề ra. Các hoạt động sẽ nhắm tới việc chỉnh sửa sản phẩm để phù hợp với nhu cầu khách hàng. Điều này giúp thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ở mức độ cao hơn.
Lợi ích của PDCA
Cải tiến quy trình
PDCA cung cấp sự cải tiến liên tục và chính xác. Vì nó hoạt động theo chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua một giai đoạn nhiều lần. Điều này đảm bảo các lỗi được sửa chữa sau mỗi lần và phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Giúp PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho:
-
Cải tiến liên tục: Chu trình lặp lại nhiều lần sẽ thúc đẩy cải tiến quy trình bất kể các mục tiêu.
-
Triển khai các dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi sẵn có của PDCA cho phép khắc phục các sai sót và cải thiện mọi thứ ở giai đoạn thực hiện mà không đặt toàn bộ tài nguyên hoặc danh tiếng.
-
Quá trình theo dõi: PDCA đòi hỏi phải kiểm tra các thay đổi đã thực hiện để thống nhất trước khi áp dụng nó.
Giảm thiểu rủi ro
Áp dụng PDCA tốt bằng việc duy trì kiểm soát và giám sát từng bước của dự án sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro xuống mức thấp nhất.
Dự đoán trước các rủi ro có thể xảy ra giúp doanh nghiệp đề ra các biện pháp bảo vệ và phòng ngừa để giảm tác động tiêu cực.
Thay đổi cách quản lý
PDCA giúp quản lý thay đổi một cách hiệu quả. PDCA yêu cầu kết hợp sự thay đổi các bước Plan – Do – Check – Act. Điều này giúp tích hợp quy trình quản lý thay đổi vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức, làm cho quy trình thay đổi trở nên liền mạch.
Quản lý chất lượng
Một trong những ứng dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép xác định sự khác biệt so với yêu cầu của khách hàng và cho phép khắc phục.
Việc áp dụng PDCA giúp lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác minh các vấn đề. Nó xác định phương tiện để giảm độ lệch giữa tình trạng hiện tại và tình trạng mong muốn.
Duy trì kiểm soát dự án
Phương pháp hướng tới quản lý hiệu suất, góp phần cải thiện năng suất một cách đáng kể.
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Việc đối phó với sự thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Các ví dụ về mô hình PDCA
Ví dụ 1: Một công ty muốn tăng chất lượng sản phẩm của mình
Plan: Tạo một kế hoạch để đánh giá và cải thiện chất lượng sản phẩm. Đưa ra yêu cầu về chất lượng, cách đo lường và tiêu chuẩn chất lượng.
Do: Công ty thực hiện kế hoạch và bắt đầu sản xuất sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
Check: Đo lường và đánh giá chất lượng sản phẩm. Kiểm tra xem có đáp ứng yêu cầu về chất lượng hay không.
Act: Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng, công ty sẽ thực hiện các thay đổi để cải thiện chất lượng sản phẩm. Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, công ty sẽ tiếp tục sản xuất theo tiêu chuẩn đã đặt ra.
Ví dụ 2: Bạn muốn cải thiện điểm số với số điểm trên 8
Plan: Đặt mục tiêu mỗi ngày sẽ học bài, soạn bài cho môn hôm sau. Để làm điều đó bạn cần giảm bớt thời gian vui chơi và ôn tập lại bài đã học
Do: Bạn bắt đầu dành nhiều thời gian cho việc học bài, soạn bài và ôn tập bài đã học
Check: Sau 1 tháng thực hiện, số điểm của bạn đã tăng nhưng chưa trên 8 điểm. Bạn đã học bài nhưng chưa làm tốt bài tập để có điểm cao
Act: Bạn khắc phục vấn đề hiện có và lên lại kế hoạch tại Plan để đạt được mục tiêu. Ngoài học bài và soạn bài, bạn cần làm nhiều bài tập áp dụng kiến thức.
Cứ thế, các bước trên sẽ lặp lại đến khi bạn hoàn thành được mục tiêu đã đề ra.
Kết luận
Bằng cách sử dụng chu trình PDCA, các doanh nghiệp và tổ chức có thể đảm bảo rằng họ luôn phát triển và đạt được mục tiêu của họ. PDCA là một công cụ cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào muốn đảm bảo sự tiến bộ và sự thành công trong tương lai.
Những thông tin về chu trình PDCA đã được chia sẻ trên đây. Hi vọng bài viết sẽ giải đáp thắc mắc của bạn và giúp bạn nắm vững về chu trình PDCA!