Hiện nay, để thành công và phát triển bền vững, các doanh nghiệp luôn phải tìm cách để cải tiến các quy trình sản xuất và quản lý. Một trong những cách cải tiến được nhiều người lựa chọn chính là phương pháp Kaizen. Nó được xem là một triết lý quan trọng, giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục các hoạt động của mình.
Vậy Kaizen là gì? Làm sao để áp dụng triết lý Kaizen một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ bật mí tấn tần tật về Kaizen. Bạn hãy cũng APPNET tìm hiểu nhé!
Kaizen là gì?
Kaizen (改善) là một thuật ngữ trong kinh doanh của người Nhật. Từ ngữ này trong tiếng Nhật có nghĩa gốc là “thay đổi để tốt hơn” và được hiểu là sự cải tiến liên tục. Nó đề cập đến mọi sự cải thiện, lớn hay nhỏ và trong một lần hay liên tục. Dựa vào việc cải tiến các chương trình và quy trình, triết lý này hướng tới việc xóa bỏ sự lãng phí.
Không chỉ sử dụng trong quy trình sản xuất, nó còn được áp dụng trong công việc của tất cả nhân viên. Nó được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực như kinh doanh, dịch vụ,..
Trước đây, Kaizen chỉ được sử dụng nhiều ở các công ty tại Nhật Bản. Hiện tại, không chỉ công ty Nhật mà có rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới cũng đã và đang áp dụng triết lý này.
Những lợi ích mà Kaizen mang lại
Việc áp dụng triết lý Kaizen mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Lợi ích hữu hình
- Nâng cao hiệu quả: Tích lũy những cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo ra kết quả to lớn.
- Giảm thiểu lãng phí.
- Tăng năng suất trong sản suất và kinh doanh: giảm lượng hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng; rút ngắn thời gian chờ đợi và vận chuyển; tăng kỹ năng nhân viên,…
Lợi ích vô hình
- Cải thiện tinh thần làm việc tập thể, tăng sự đoàn kết trong công ty.
- Tăng tính linh hoạt và sáng tạo: thúc đẩy nhiều người trong doanh nghiệp nghĩ ra biện pháp để cải tiến hiệu quả.
- Tạo nên ý thức tiết kiệm, tránh lãng phí.
Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen?
Theo nguyên tắc cải tiến liên tục, không ngừng nghỉ, doanh nghiệp có thể sử dụng Kaizen mọi lúc, mọi nơi để cải thiện hiệu quả trong tổ chức. Có thể sử dụng triết lý này trong nhiều tình huống:
- Khi doanh nghiệp vừa gặp thất bại: Nó có thể là một biện pháp để “cứu nguy” thành công.
- Trong bối cảnh khủng hoảng (ví dụ: giai đoạn có Covid 19): giảm thiểu sự gián đoạn, duy trì hoạt động liền mạch. Đồng thời chuẩn bị cho các hoạt động phục hồi ở thời gian sau.
- Khi doanh nghiệp thành công trong việc đổi mới: duy trì động lực và đưa ra các biện pháp để cải tiến tốt hơn, hiệu quả hơn.
- Khi doanh nghiệp hoạt động bình thường: sử dụng Kaizen để giải quyết các vấn về trong quản lý tài liệu, giấy tờ, quản lý nhân sự. Nhằm mục đích tối ưu hóa, tiết kiệm thời gian và công sức.
Các nguyên tắc của Kaizen
Khi sử dụng Kaizen, doanh nghiệp cần chú ý và tuân thủ theo 10 nguyên tắc sau để có thể áp dụng triết lý này thành công.
Tập trung vào lợi ích của khách hàng
Các sản phẩm/dịch vụ được tạo ra phải đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng mục tiêu và theo định hướng của thị trường. Đây là nguyên tắc mà doanh nghiệp cần tuân theo.
Trong Kaizen cũng tuân theo nguyên tắc này. Nó nhắm đến việc cải tiến sản phẩm để nâng cao chất lượng, giúp sản phẩm mang lại lợi ích cao hơn cho khách hàng. Bên cạnh đó, nó cũng loại bỏ những hoạt động không mang lại giá trị cho việc thõa mãn khách hàng.
Cải tiến liên tục
Những yêu cầu về kỹ thuật, mẫu mã bao bì, giá cả và lợi ích của sản phẩm mang lại sẽ gia tăng do nhu cầu ngày càng tăng cao của khách hàng. Thế nên, không chỉ cải tiến một lần sẽ hoàn thành công việc mà việc cải tiến phải diễn ra liên tục.
Thay vì phải sản xuất một sản phẩm mới để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp nên lựa chọn cải tiến sản phẩm có sẵn sẽ có hiệu quả cao hơn. Đồng thời tiết kiệm khá nhiều thời gian cũng như chi phí.
Thúc đẩy làm việc nhóm (teamwork)
Trong cấu trúc của doanh nghiệp, cần xây dựng nên các nhóm làm việc có hiệu quả. Mỗi nhóm đều có quyền nhất định. Còn những trưởng nhóm sẽ là người nắm rõ nhiệm vụ, có khả năng quản lý, đánh giá năng lực của từng thành viên. Từ đó, sắp xếp công việc hợp lý cho mỗi thành viên trong nhóm để công việc được hoàn thành và có hiệu quả cao.
Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều có nhiệm vụ và trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nếu mắc phải sai lầm hay không hoàn thành nhiệm vụ được giao, thì sẽ quy ra trách nhiệm đúng đắn. Không nên đổ lỗi cho những lí do không chính đáng hoặc đổ lỗi cho người khác.
Mỗi cá nhân trong tập thể nên cùng nhau phát huy tối đa năng lực của mình, để cùng sửa lỗi sai. Điều đó sẽ góp phần phát triển và hoàn thành sản phẩm. Từ đó có thể mang đến cho khách hàng những sản phẩm/dịch vụ tốt nhất.
Tạo môi trường văn hoá mở
Tạo dựng một môi trường mà nhân viên dám nhận lỗi và nhìn thẳng vào những sai sót, chỉ ra điểm yếu của mình và tìm đến sự giúp đỡ của đồng nghiệp hay lãnh đạo. Điều đó sẽ giúp mỗi người sửa chữa sai sót một cách nhanh nhất.
Để hỗ trợ cho việc mọi thành viên trong công ty có thể trao đổi tin tức và chia sẻ thông tin cũng như kinh nghiệm, doanh nghiệp cần tạo ra một hệ thống thông tin nội bộ.
Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong một dự án
Ở nguyên tắc này, các dự án có thể sử dụng nhân lực từ nhiều nguồn khác nhau như từ các phòng, ban trong công ty và có thể từ nguồn bên ngoài công ty. Điều này giúp công việc hoàn thành có hiệu quả nhất.
Rèn luyện tính kỷ luật, tự giác
Nhân viên cần có ý thức và tính kỷ luật. Tuân theo các lễ nghi cũng như những luật lệ của xã hội. Từ đó, có thể hi sinh quyền lợi cá nhân để phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của công ty. Luôn xem xét kiềm chế bản thân và đặt lợi ích của công ty lên trên hết.
Tạo mối quan hệ đúng đắn
Doanh nghiệp nên để cả nhân viên và lãnh đạo trong công ty tham gia các khóa, các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp. Nhờ khả năng giao tiếp, quá trình trao đổi thông tin sẽ diễn ra một cách tốt nhất. Qua đó, tạo dựng niềm tin và lòng trung thành của nhân viên. Nhân viên sẽ gắn bó với công ty trong thời gian lâu dài.
Thông tin đến mọi nhân viên
Thông tin là một yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh hiện tại. Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin gửi đến nhân viên được kịp thời, đầy đủ và chính xác. Điều này giúp nhân viên nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu, để triển khai và thực hiện công việc một cách đúng đắn và hiệu quả. Doanh nghiệp cần duy trì và minh bạch việc truyền đạt thông tin đến nhân viên.
Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc
Kaizen đưa ra sự kết hợp nhiều phương pháp để tạo nên năng suất làm việc:
- Đào tạo nhiều kỹ năng
- Phân quyền cụ thể
- Phát huy sự chủ động và tự quyết định của mỗi cá nhân
- Tạo động cơ làm việc
- Công nhận thành tích bằng khen thưởng
Quy trình cơ bản để thực hiện Kaizen
Bước 1. Xác định phạm vi sử dụng
Áp dụng Kaizen cho bộ phận thật sự cần thiết và khả thi khi cải tiến. Doanh nghiệp có thể sử dụng nó ở một nơi nhất định, sau đó là phòng, ban và lan rộng ra toàn thể doanh nghiệp.
Bước 2. Tìm hiểu thực trạng và xác định mục tiêu
Doanh nghiệp nên tiến hành tìm hiểu thực trạng của doanh nghiệp để xác định mục tiêu trước khi áp dụng Kaizen. Để không xảy ra các tình huống làm việc áp dụng Kaizen bị dang dở như: không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề hay quá sức với doanh nghiệp,..
Thực hiện Kaizen không tốn nhiều chi phí do nó chỉ là một triết lý trong quản lý. Triết lý này yêu cầu phải được thực hiện dưới sự nỗ lực trong dài hạn của doanh nghiệp. Hãy lên tinh thần trước khi thực hiện triết lý này nhé!
Bước 3. Phân tích dữ liệu đã thu thập để tìm ra nguyên nhân
Các cá nhân trong công ty nên cùng nhau tìm hiểu và xác định vấn đề đang xảy ra.
Bước 4. Đưa ra biện pháp thực hiện
Sau khi đã xác định được vấn đề, doanh nghiệp cần sửa chữa hay cải thiện nó. Mỗi cá nhân nên cùng đề xuất các giải pháp. Lưu ý, các giải pháp được đề xuất phải dựa trên tính khả thi, các dữ liệu đã thu thập được và tốt nhất là được đo lường bằng các số liệu cụ thể.
Bước 5. Thực hiện biện pháp
Thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã đề ra. Trong quá trình thực hiện, cần có người kiểm tra, giám sát và theo dõi tình hình thực hiện trong doanh nghiệp thường xuyên.
Bước 6. Xác nhận kết quả sau khi thực hiện
Ở bước này, doanh nghiệp nên xác định và đánh giá kết quả so với lúc ban đầu bằng cách sử dụng tiêu chí Measurable (có thể đo lường được) của mục tiêu SMART dựa trên các số liệu đã thu thập trong thời gian thực hiện.
Bước 7.Xây dựng hay sửa đổi các tiêu chuẩn để không tái diễn vấn đề
Trong quá trình xác nhận kết quả, doanh nghiệp có thể sẽ nhìn ra một số nhược điểm khi áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp. Nếu có sai sót, hãy nhanh chóng chỉnh sửa, để nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Bước 8. Nhìn lại quá trình và xác định dự án kế tiếp
Sau khi thực hiện Kaizen hãy xem xét lại cả quá trình và kết quả. Tuy nhiên, quá trình này diễn ra khá dài. Doanh nghiệp cần kiên nhẫn thực hiện và rút kinh nghiệm qua nhiều lần thực hiện.
Ví dụ về Kaizen trong doanh nghiệp
Một trong những doanh nghiệp đầu tiên áp dụng thành công triết lý Kaizen chính là Toyota. Công ty này thường xuyên xảy ra tình trạng lãng phí. Họ sản xuất dư thừa, nhiều hàng hóa tồn kho và không đạt chuẩn, thời gian vận chuyển sản phẩm chậm,.. Toyota đã áp dụng Kaizen để khắc phục những vấn đề trên.
Toyota đã tạo ra xe chuyên chở trong khu vực nhà máy. Nó giúp cho công nhân giảm được thời gian vận chuyển hàng hóa và tiết kiệm sức lực. Và điều này cũng đã tiết kiệm cho Toyota tầm 3000 USD cho việc mua xe chở hàng.
Kaizen cũng đã giúp Toyota tạo được ý thức của nhân viên, sự đoàn kết và tinh thần làm việc tập thể. Do phải đề xuất ý tưởng để cải tiến, công nhân phải có tinh thần học hỏi cao, cùng chia sẻ kinh nghiệm và giúp đỡ lẫn nhau. Bên cạnh đó là việc hình thành văn hóa công ty: văn hóa ứng xử, sự bảo vệ thương hiệu, sự tiết kiệm. Hai thông điệp của Toyota là: “Developing People First”, “Respect for People” đã thể hiện rõ tinh thần của triết lý.
Kết luận
Trên đây là những thông tin giải đáp cho câu hỏi Kaizen là gì. Cũng như những ví dụ thực tiễn khi ứng dụng phương pháp kaizen vào thực tiễn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn có thể hiểu và vận dụng mô hình này để cải tiến doanh nghiệp mình ngày càng phát triển.